LINE 照片過期、色號記錯：用 LINE 群組管案場的隱形成本

LINE 群組很適合跟業主、設計師、師傅溝通，但不適合拿來存案場紀錄：照片會過期、案子一多就找不到，色號也常常記錯。 比較好的分工是：照片、色號、施工進度先存進「案件」，再挑需要的傳到 LINE。

做建材經銷的，幾乎每個案子都有一個 LINE 群組。開案拉群組、拍照丟進去、業主問進度馬上回，免費又方便。

這些優點都是真的。這篇不是要你放棄 LINE，而是要分清楚一件事：LINE 是用來說話的，不是用來存東西的。

LINE 群組裡的施工照片，為什麼半年後就找不到？

第一，照片會過期。 聊天室裡的照片和檔案有保存期限，過期之後就打不開、也下載不了。搜尋「LINE 照片過期怎麼辦」，整排都是求救文。

第二，規則會變。 LINE 的記事本近年陸續調整，例如一般聊天室的記事本已經不能再上傳影片（INSIDE）。紀錄放在別人的平台上，能存多久就是別人決定的。

第三，就算還在，也找不到。 一個案子的照片夾在幾百則「收到」「謝謝」「明天幾點到」之間；同一個業主可能有兩三個群組；師傅手機裡的照片根本沒傳上來。要找半年前的現況照，只能一直往上滑。

色號記錯，代價是什麼？

這是建材業特有的痛。一般工程只要「有拍到」，但塗料、磁磚、木地板的案子，還要記「這面牆用哪一支、哪個色號」。

現場討論時手上拿著色卡，回程才想起來沒記，只好靠記憶補，或再打電話問設計師。就算記了，也常記不完整：只寫色號沒寫品名、不同系列的編號長得很像、手機自動選字把編號改掉。

記錯的代價不是一句道歉：刷錯一面牆要重做，訂錯一批磚要退換，業主對你的信任也跟著打折。

一位合作的藝術塗料經銷業務跟我們說，他以前一天跑三四個現場，色號都是回到車上才打進手機記事。有一次把兩個案子的色號記反，師傅照著刷了半面牆才發現。

業務離職、出了問題，紀錄在哪裡？

用 LINE 群組管案場，紀錄是跟著「人」走的：照片在某位業務的手機裡、某位師傅的相簿裡。人一離職、換手機，紀錄就斷了。

偏偏出問題的時候，最需要的就是這些照片。牆面原本就有裂縫、地面原本就不平，有施作前的照片就說得清楚；施工中會被封起來的地方，完工後就再也拍不到了。

拍照有幾個簡單原則：

• 先拍全景，再拍特寫：全景交代是哪一面牆，特寫交代問題本身。
• 同一個位置，施工前後各拍一次：之後對照最直接。
• 拍完就歸到案件：別等回辦公室再整理，那時通常已經忘了哪張是哪個案子。

自我檢測：你的案場紀錄撐得住嗎？

下面五題，答「不行」或「不確定」超過兩題，你的案場紀錄可能正在付隱形成本。

1. 上個月某一案的施作前現況照，你能在 2 分鐘內找到嗎？
2. 這個案子用了哪些產品、哪些色號，不問負責的業務，你答得出來嗎？
3. 業務請假那天，業主問進度，有人能回答嗎？
4. 師傅拍的照片，有沒有全部回到公司手上？
5. 一年前結案的案子，業主打來問保固，你找得到完工照嗎？

也可以把這張圖存下來，丟進公司群組讓大家一起答：

不離開 LINE，也能把紀錄整理好嗎？

可以，關鍵是分工：紀錄留在案件，溝通留在 LINE。 RoomDreaming 的案場紀錄 App 就是照這個分工做的：

• 拍照直接歸案：從案件按相機，照片就存進這個案子；階段（現況、施工中、完工驗收）選一次，之後每張自動歸類，拍攝時間和拍攝者也會記下來。
• 色號直接標在照片上：從品牌型錄搜尋色號貼上去，不用自己打字；案件會自動整理用過的所有色號。
• 分享還是用 LINE：挑好照片，用 LINE 傳一張進度卡給業主，業主點開連結就能看照片，不用裝 App、不用登入。
• 師傅也能上傳：把上傳連結丟進群組，師傅用 LINE 登入就能傳照片；師傅、工班這類協力人員免費、不限人數。

上面是示意畫面：業主在群組裡收到一張進度卡，點開就是依階段整理好的照片，還有這個案子用的產品色號。

	只用 LINE 群組	案件紀錄＋LINE
照片保存	會過期	存在案件裡，跟著案子走
找照片	往上滑、靠記憶	依案件、日期、階段找
色號	自己打字記	從型錄選，自動整理
業務離職	紀錄跟著人走	紀錄留在公司

常見問題

LINE 群組的照片會過期嗎？

會。聊天室裡的照片和檔案有保存期限，過期就打不開，LINE 官方沒有公布確切天數。重要的施工照片，不要只放在聊天室裡。

施工照片要拍哪些階段？

至少拍施作前的現況、施工中、完工驗收三段，尤其是之後會被封起來、看不到的地方。每張照片最好留下拍攝時間和拍攝者。

用了案場紀錄工具，還需要 LINE 嗎？

需要。LINE 負責溝通，案件負責存紀錄；照片先歸到案件裡，再挑需要的用 LINE 傳給業主、設計師或師傅。

讓每個案子的照片和色號都找得到

想看案場紀錄 App 怎麼用、有哪些方案，可以看案場紀錄 App；經銷門市的其他工具，見給品牌經銷商。